Een uitgelezen klus

Zijn opdrachtgever zit in een transitie waarbij ze meer mensen in het pand in Amsterdam Zuid-Oost willen passen. De oplossing daarvoor is het ‘My Arenaproject’. Na een ingrijpende verbouwing gaan bijna alle 1200 medewerkers wireless aan de slag, daarmee vergroten ze de capaciteit van de werkvloer naar verwachting met zo’n 30%. Vincent is het aanspreekpunt op IT-gebied en regelt praktisch al het benodigde: telefonie, nieuwe schermen, laptops.

Een uitgelezen klus voor de ervaren DITCO’er, want eerder deed hij een vergelijkbaar project bij een audioretailer. “De hardware van Dell, netwerkapparatuur van Cisco en Audiovisueel van BIS, met alle drie had ik al contact toen.” Lachend: “Ik belde Dell op en zei: ‘Hé jongens, daar ben ik weer!’”

Die connecties waren van grote waarde voor zijn huidige opdrachtgever, want Vincent bedong kortingen van enkele tonnen. Voor de Dell curved schermen van 34 inch onderhandelde Vincent sterk en hij kreeg de prijs met een kwart naar beneden. Op de eerste paar honderd schermen was de korting die Vincent bedong zo hoog dat men besloot in dit geval van de vaste leverancier af te stappen. “Die onderhandeling heeft even geduurd, maar dat is wel een leuk spel om te spelen.” Maar ook naast slim inkopen is Vincent in dit project veel meer dan een IT’er: onderhandelen met de technisch installateurs bijvoorbeeld, offertes aanvragen, adviezen geven, meedenken over de locatie van de accesspoints, waar moet toch wat extra netwerk komen om flexibel te zijn in de toekomst.

Een keiharde deadline

De laptops krijgen ondertussen een migratie van Windows 7 naar 10, wat ook op het bordje van Vincent ligt. “We doen een User State Migration back-up. Mensen leveren hun laptop in, ik maak een back-up en zet die op de nieuwe laptop terug. Mensen denken dan: er is niets veranderd.

De icoontjes, mijn bureaublad, mailinstellingen, printersettings; alles is hetzelfde. Maar ondertussen ben je wel over naar Windows 10 en op een nieuwe machine. Dat doen we met een tool van Dell en dat gaat razendsnel. Mensen leveren de laptop om 10 uur in en om 2 uur ’s middags hebben ze een nieuwe terug. Soms doe ik er twintig op een dag. Dat gaat fantastisch.”

De feitelijke migratie naar nieuwe werkplekken verloopt per afdeling en per migratie heeft Vincent te maken met een keiharde deadline. De uitdaging in het project My Arena is het steeds weer op tijd opleveren van die deelprojecten. “We zijn afhankelijk van architecten en goedkeuringen van projectleiders. Die laatsten zitten in Duitsland en dat maakt de communicatie soms heel stroef. Daar moet je mee om kunnen gaan. We hadden bijvoorbeeld een afdeling van 40 werkplekken, maar een week van tevoren hoorden we dat het er 60 moesten zijn. Dan moet je heel snel schakelen met Dell. Hier helpt mijn ervaring mij ook: soms kun je onvoorziene omstandigheden toch wel een beetje aanvoelen. Tot nu toe halen we het steeds nét.”

Dat was in eerdere klussen wel anders. “Bij de audioretailer waar ik eerder zat, deden we écht alles zelf en waren we niet afhankelijk van anderen. Daarmee waren we veel slagvaardiger. Daar hadden we ook alles al vooraf getest in pilots en alles stond klaar. Daar hebben we zo’n zelfde traject afgerond ruim binnen twee jaar. Voor het project bij mijn huidige opdrachtgever stond ook twee jaar, maar dat worden er zeker drie.”

Een volgend project

Het liefst wordt een volgend project voor Vincent een vergelijkbare operatie. “Zo’n verbouwing met migratie naar wireless werken is me op het lijf geschreven. Maar dan hoop ik wel dat ze meer doen met de kennis en ervaring die mensen zoals ik hebben. Ik merk soms bij opdrachtgevers dat ze niet altijd goed weten wat er in de wereld beschikbaar is. Wij zien en horen heel veel om ons heen bij opdrachten, maar ook op meetings van DITCO: je babbelt met collega’s en je hoort steeds weer wat nieuws waar je bij je projecten baat bij kunt hebben. Als je mensen speciaal inhuurt vanwege hun kennis en ervaring, dan moet je daar ook volop gebruik van maken.”